Welza プライバシーポリシー

文書版：20260929-welza-1

制定日・適用開始日：2026年10月1日

株式会社Tomos(商号：株式会社トモス、法人番号 1011001178823)（以下「当社」といいます）は、福祉事業所向け記録支援サービス「Welza」（以下「本サービス」といいます）における個人情報の取扱いを、次のとおり定めます。本ポリシーは本サービスに適用されます。当社の他のサービスおよび当社全体の取扱いについては、当社ウェブサイトの個人情報保護方針（https://tomos-inc.jp/privacy/）をご確認ください。

1. 当社の立場と取扱いの範囲

当社は、契約・申込み・お問い合わせ・職員アカウントの管理等に伴い自ら取得する情報を、個人情報取扱事業者として取り扱います。

契約事業所が支援を提供する利用者その他支援・会議の関係者の情報は、契約事業所から委託を受け、その指示および契約の範囲内で取り扱います。これらの方への説明、必要な同意の取得その他の適法な取得のための手続は契約事業所が行い、当社は委託先として必要な協力を行います。録音・会議録音機能を利用する際は、録音することについて参加者への説明を契約事業所が行い、当社はこれに協力します。

2. 取り扱う情報

• 契約事業所・職員等の情報：事業所名、所在地、連絡先、担当者・職員の氏名、メールアドレス、所属、アカウント情報、お問い合わせ・フィードバックの内容、契約・請求・決済に関する情報。
• 業務連携で取得する情報：契約事業所がfreeeとの連携を認可した場合に、同社のサービスから取得する契約事業所の職員の従業員情報・勤怠情報。これらの情報も契約事業所から委託を受けて取り扱います。
• 日次報連相カード：利用者ごとの支援記録等から生成する、職員間の報告・連絡・相談のための情報。利用者の状態や支援内容を含み、契約事業所から委託を受ける情報として取り扱います。
• 利用に伴う情報：ログイン・操作・処理の履歴、利用回数、通信や障害の調査に必要な情報。
• 契約事業所から委託を受ける情報：支援場面や会議等の音声、文字起こし、支援記録、体調・服薬等の情報、アセスメント、個別支援計画、利用者その他支援・会議の関係者の識別情報や発言、その他契約事業所が入力・取込みした情報。

委託を受ける情報には、障害、病歴、健康状態等の要配慮個人情報が含まれる場合があります。取り扱う情報の範囲は、契約事業所が利用する機能や設定によって異なります。

3. 利用目的

当社は、次の目的に必要な範囲で情報を取り扱います。

• 本サービスの提供：録音・文字起こし、記録等の下書き生成、保存・表示・検索、職員による確認・修正、外部システムへの転記支援、契約事業所が選択した連携機能の提供。
• 本サービスの品質の確認と改善：文字起こしや下書きの品質の評価、職員による修正内容の分析と、その契約事業所向けの下書きの調整。この目的のため、職員の画面に表示した下書きの文面を保存し、確定した記録と比べます。
• 本サービスの安全な運用、利用状況の把握、不正利用の防止、障害やお問い合わせの調査・対応。
• 契約管理、本人・権限の確認、連絡、料金の請求・決済。
• 法令に基づく対応。

同じ契約法人が複数の事業所を契約している場合、本ポリシーの利用目的の範囲内で、その契約法人の指示に基づき、同じ契約法人の中の事業所どうしで記録を共有・利用することがあります。別の法人をまたいで記録を共有・利用することはありません。

修正内容の分析と下書きの調整は、その事業所向けに行い、同じ契約法人の別の事業所向けの調整には使いません。

契約事業所から委託を受けた情報は、委託の目的と契約の範囲内でのみ取り扱い、当社独自の広告配信や販売のために利用しません。

4. 外部サービスの利用と国外での取扱い

当社は、必要な範囲でクラウド基盤、画面の配信、AI処理、会議録音、通知の外部サービスを利用します。主なサービスと取扱いは次のとおりです。すべてのサービスへすべての情報を送るものではなく、利用する機能や設定に応じた情報を取り扱います。

Slackへの改善フィードバック通知には、識別子・件数・事業所名だけを送り、入力された自由文・記録内容は送りません。

freeeとの連携は、契約事業所が認可したfreeeのアカウントから当社が情報を取得するものであり、当社から同社へ利用者の情報を送信するものではありません。

事業者の所在地は、すべてのデータの保管・処理の国を示すものではありません。当社は、契約、利用目的、対象情報および必要な保護措置を確認し、法令に従って委託先を監督します。国外での取扱いについて、本人への情報提供や同意等が必要な場合は、契約事業所と連携して対応します。本ポリシーの公表をもって、法令上必要な個別の同意に代えるものではありません。

5. AI処理事業者によるモデル学習

OpenAIは、API利用に関する公表資料において、APIに送信されたデータを、利用者が明示的に共有に同意した場合を除きモデルの学習・改善に使用しないとしています。Anthropicは、商用利用規約において、顧客のコンテンツをモデルの学習に使用しないと定めています。当社は、委託を受けた情報をこれらの事業者のモデル学習に共有する設定や申込みを行わない方針です。

この説明は2026年9月29日時点の各社の公表条件にもとづくもので、上記のAPIの利用に関するものです。一般向けのチャットサービスや他の外部サービスに一律に当てはまるものではありません。また、モデル学習に使用されないことは、不正利用の監視等のために提供元で一定期間保存されないことを意味しません。提供元の条件が変わった場合は、取扱いを確認し必要な対応を行います。

6. 保存期間

当社は、次の保存期間を方針として定めています。

支援記録等の「契約終了後5年」は、契約終了から5年間を保管の目安とする当社の方針であり、契約終了時または5年経過時の即時削除を意味しません。

これらは保存期間の方針であり、各期間の経過と同時にデータが自動的に削除されることを約束するものではありません。期間経過後の削除の自動化は順次整備しており、現時点では自動削除が稼働していない対象があります。支援記録等の契約終了後5年を起点とする自動削除は、現時点では実装されていません。削除の実行にあたっては、判定の誤りを避けるための猶予、契約上・法令上の保存、監査のための記録の保全、バックアップ等により、実際の削除時期が上記の期間より遅れる場合があります。

削除のご希望については、対象、権限、保存の必要性等を確認したうえで対応方法をご案内します。会議録音サービス等の外部サービス側での保持は、本サービス側での保持とは別に、当該サービスの契約・設定に従います。

7. 安全管理措置と第三者への提供

当社は、通信の暗号化、認証とアクセス権限の管理、事業所の範囲に応じたアクセス制御、音声ファイルの非公開領域での保管等により、情報の漏えい、滅失または毀損の防止に努めます。安全管理措置についてのお問い合わせは下記窓口で受け付けます。

当社は、業務の委託、法令に基づく場合その他法令上認められる場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。契約事業所が行う外部システムへの転記・提供については、契約事業所が権限と提供先を確認します。

8. 開示・訂正・利用停止等

当社が自ら取得した情報に関する開示、訂正、利用停止等のご請求は、下記窓口へご連絡ください。本人確認等の必要な手続を行い、法令に従って対応します。当社の住所および代表者の氏名は、お求めに応じて遅滞なくお知らせします。

契約事業所から委託を受けた情報（利用者その他支援・会議の関係者の情報、業務連携で取得する職員情報、日次報連相カードを含みます）については、まず契約事業所へご連絡ください。当社は、契約事業所からの指示に基づき必要な協力を行います。当社に直接ご連絡いただいた場合も、適切な窓口や対応方法をご案内します。

9. 変更とお問い合わせ

本ポリシーは版ごとに区別し、各版を固定のURLで公開します。内容を変更する場合は新しい版を作成し、同意が必要な場合にはその対象となる版を示します。重要な変更を行う場合は、本サービス上の表示または契約事業所への連絡によりお知らせします。

本版は、冒頭の適用開始日から適用します。

お問い合わせ窓口：株式会社Tomos(商号：株式会社トモス、法人番号 1011001178823)　Welza個人情報お問い合わせ窓口　privacy@tomos-inc.jp

改定履歴

• 2026年10月1日 制定(文書版 20260929-welza-1)